Indem er allen Benutzern die Informationen des Geschäftsprozessmodells in einer Webbrowser-basierten Form im Intranet des Unternehmens zur Verfügung stellt, schafft der Prozessassistent Transparenz über alle Unternehmensprozesse. Um ihn zu nutzen, sind keine speziellen Methoden- oder Werkzeugkenntnisse erforderlich. So können Mitarbeiter schnell und präzise Antworten auf die Frage finden, welche Dokumente und Anwendungssysteme für einen bestimmten Prozess genutzt werden oder welche Organisationseinheit an ihm beteiligt ist. So finden sie schnell und präzise Antworten auf Fragen wie:
- Welche Prozesse gibt es im Unternehmen?
- Wie sind sie strukturiert?
- Wer ist mit welcher Verantwortlichkeit an einem Prozess beteiligt?
- Welche Dokumente und Anwendungssysteme werden dabei benutzt?
- An welchen Prozessen ist eine bestimmte Organisationseinheit beteiligt?
- In welchen Prozessen wird ein bestimmtes Dokument bzw. ein Anwendungssystem eingesetzt?
Im Mittelpunkt des Prozessassistenten stehen die Geschäftsprozesse – also die täglichen Arbeitsabläufe – eines Unternehmens. Dazu liefert er ein mehrdimensionales Sichtensystem mit der Prozesssicht als Hauptachse und verschiedenen Anwendungssichten, wie z. B. Organisationseinheiten, Dokumente, IT-Systeme und Kennzahlen. Die Beschreibungen der Prozesse, Wissensdomänen, Organisationseinheiten, Dokumente und IT -Systeme sind so miteinander verknüpft, dass der Benutzer schnell und einfach zwischen den verschiedenen Perspektiven wechseln kann. Verschiedenste Konfigurationsmöglichkeiten hinsichtlich der Inhalte und des Layouts ermöglichen die Anpassung an Unternehmensspezifika und eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft. Darüber hinaus kann der Prozessassistent individuell an die Bedürfnisse der Kunden angepasst werden.