Der Prozessassistent

Welche Prozesse gibt es in meinem Unternehmen? Wie sind sie strukturiert? Wer ist mit welcher Verantwortlichkeit an ihnen beteiligt? Antworten auf diese und andere Fragen gibt ein modellbasiertes Assistenzsystem des Fraunhofer IPK. Mit seinem Prozessassistent stellt das Institut eine unternehmensweite Info-Zentrale bereit, die flexibel einsetzbar, modular aufgebaut und einfach zu bedienen ist. Die Inhalte werden automatisch generiert und allen Benutzern im Intranet ihres Unternehmens zur Verfügung gestellt. So werden die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt, ohne dass spezielle Kenntnisse außer den grundlegenden EDV und Internet-Erfahrungen erforderlich sind. Der Prozessassistent ist ein webbasiertes System zur Betrachtung und Analyse von Geschäftsprozessen. Die Grundlage dafür bildet ein Unternehmensmodell, das mit der Methode der Integrierten Unternehmensmodellierung und dem Modellierungswerkzeug MO²GO – beides ebenfalls Entwicklungen des Instituts – erstellt wird. Der Prozessassistent bildet alle modellierten Geschäftsprozesse und prozessrelevanten Informationen ab und stellt dazu detaillierte Prozessbeschreibungen, Verantwortlichkeiten, Dokumente, IT-Systeme und weitere Wissensdomänen zentral bereit. Die Mitarbeiter eines Unternehmens werden so effektiv bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt.

Transparenz

Indem er allen Benutzern die Informationen des Geschäftsprozessmodells in einer Webbrowser-basierten Form im Intranet des Unternehmens zur Verfügung stellt, schafft der Prozessassistent Transparenz über alle Unternehmensprozesse. Um ihn zu nutzen, sind keine speziellen Methoden- oder Werkzeugkenntnisse erforderlich. So können Mitarbeiter schnell und präzise Antworten auf die Frage finden, welche Dokumente und Anwendungssysteme für einen bestimmten Prozess genutzt werden oder welche Organisationseinheit an ihm beteiligt ist. So finden sie schnell und präzise Antworten auf Fragen wie:

  • Welche Prozesse gibt es im Unternehmen?
  • Wie sind sie strukturiert?
  • Wer ist mit welcher Verantwortlichkeit an einem Prozess beteiligt?
  • Welche Dokumente und Anwendungssysteme werden dabei benutzt?
  • An welchen Prozessen ist eine bestimmte Organisationseinheit beteiligt?
  • In welchen Prozessen wird ein bestimmtes Dokument bzw. ein Anwendungssystem eingesetzt?

Im Mittelpunkt des Prozessassistenten stehen die Geschäftsprozesse – also die täglichen Arbeitsabläufe – eines Unternehmens. Dazu liefert er ein mehrdimensionales Sichtensystem mit der Prozesssicht als Hauptachse und verschiedenen Anwendungssichten, wie z. B. Organisationseinheiten, Dokumente, IT-Systeme und Kennzahlen. Die Beschreibungen der Prozesse, Wissensdomänen, Organisationseinheiten, Dokumente und IT -Systeme sind so miteinander verknüpft, dass der Benutzer schnell und einfach zwischen den verschiedenen Perspektiven wechseln kann. Verschiedenste Konfigurationsmöglichkeiten hinsichtlich der Inhalte und des Layouts ermöglichen die Anpassung an Unternehmensspezifika und eine nahtlose Integration in die bestehende IT -Landschaft. Darüber hinaus kann der Prozessassistent individuell an die Bedürfnisse der Kunden angepasst werden.

Anwender

Der Prozessassistent wird von kleinen, mittelständischen und großen Produktionsunternehmen, öffentlichen und privaten Dienstleistern sowie Universitäten und Forschungseinrichtungen eingesetzt.
Beispiele für die Einsatzbereiche sind:

  • Prozessmanagement
  • Integrierte Managementsysteme (z.B. ISO 9001, 14001)
  • Spezifikation und Einführung von IT-Systemen
  • Prozessorientiertes Projektmanagement
  • Modellbasiertes Wissensmanagement
  • Organisationsentwicklung
  • Prozessorientierte Fabrikplanung
  • Benchmarking
  • Prozessanalyse und -optimierung